De VSME is definitief: wat betekent dit voor jouw bedrijf?

De Europese regels voor duurzaamheidsrapportage zijn de afgelopen jaren regelmatig aangepast. De CSRD werd eerst uitgebreid aangekondigd en vervolgens weer beperkt. Veel bedrijven vragen zich daardoor af: moeten wij nu wel of niet over duurzaamheid rapporteren?

Voor de meeste mkb-bedrijven is het formele antwoord eenvoudig: nee, een duurzaamheidsrapport is niet wettelijk verplicht. Maar daarmee is het onderwerp niet van tafel. Grote klanten, banken, investeerders en andere stakeholders hebben nog steeds duurzaamheidsinformatie nodig. Zij willen bijvoorbeeld weten hoeveel CO₂ een bedrijf uitstoot, hoe het omgaat met medewerkers, welke duurzaamheidsrisico’s er zijn en welke acties worden ondernomen. Die vragen komen steeds vaker terecht bij bedrijven die zelf niet onder de CSRD vallen.

Om te voorkomen dat ieder bedrijf telkens een andere vragenlijst moet invullen, heeft de Europese Commissie de VSME definitief vastgesteld. Daarmee ontstaat één Europese standaard voor vrijwillige duurzaamheidsrapportage door bedrijven die niet onder de CSRD vallen.

Wat is de VSME?

VSME staat voor Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs. Het is een vrijwillige Europese standaard waarmee bedrijven op een gestructureerde en herkenbare manier informatie kunnen geven over milieu, medewerkers en goed ondernemingsbestuur.

De VSME behandelt onderwerpen zoals:

• energieverbruik en CO₂-uitstoot;

• water, afval en circulariteit;

• biodiversiteit en vervuiling;

• medewerkers en arbeidsvoorwaarden;

• gezondheid en veiligheid;

• mensenrechten;

• corruptie en omkoping;

• klimaatrisico’s en klimaatdoelstellingen.

De eerste versie van de VSME was vooral ontwikkeld voor niet-beursgenoteerde mkb-bedrijven met minder dan 250 werknemers. De definitieve Europese standaard heeft een bredere doelgroep. Hij kan worden gebruikt door ondernemingen die niet onder de verplichte CSRD vallen en gemiddeld maximaal 1.000 werknemers hebben.

Daarmee wordt de VSME veel meer dan een rapportagemodel voor alleen het kleinere mkb. De standaard wordt het Europese referentiekader voor duurzaamheidsinformatie van een grote groep ondernemingen.

Vrijwillig, maar niet vrijblijvend

De VSME blijft vrijwillig. Een bedrijf dat niet onder de CSRD valt, wordt dus niet ineens wettelijk verplicht om jaarlijks een uitgebreid duurzaamheidsrapport te publiceren. Toch neemt het belang van de standaard sterk toe. Bedrijven krijgen namelijk nu al vragen over duurzaamheid van klanten, banken, verzekeraars, investeerders en aanbestedende diensten. Grote ondernemingen moeten bovendien inzicht krijgen in de belangrijkste risico’s en effecten binnen hun waardeketen. Daarvoor hebben zij informatie nodig van leveranciers en andere zakenpartners.

De vraag is daarom niet alleen:

Moeten wij volgens de wet over duurzaamheid rapporteren?

Een minstens zo belangrijke vraag is:

Welke duurzaamheidsinformatie verwachten onze klanten, banken en andere stakeholders van ons?

Een onderneming kan formeel buiten de CSRD vallen en tegelijkertijd commercieel toch te maken krijgen met ESG-eisen. Bijvoorbeeld omdat een belangrijke klant CO₂-gegevens opvraagt, een bank klimaatrisico’s wil beoordelen of een aanbesteding voorwaarden stelt aan duurzaamheid en sociaal beleid. De VSME helpt om deze informatie één keer goed en gestructureerd vast te leggen.

Bescherming tegen steeds uitgebreidere vragenlijsten

Een belangrijke nieuwe functie van de VSME is het zogenoemde waardeketenplafond.

Dit plafond begrenst welke duurzaamheidsinformatie een CSRD-plichtige onderneming voor haar eigen duurzaamheidsrapportage mag eisen van bedrijven in haar waardeketen met maximaal 1.000 werknemers.

Het uitgangspunt is eenvoudig: een grote onderneming mag niet onbeperkt duurzaamheidsinformatie opvragen bij kleinere leveranciers en zakenpartners. Voor CSRD-rapportage mag zij in beginsel niet meer eisen dan de informatie die in het wettelijke waardeketenplafond is opgenomen.

Vanaf boekjaren die op of na 1 januari 2027 beginnen, krijgt dit plafond juridische werking. Dat betekent overigens niet dat aanvullende vragen helemaal verdwijnen. Een klant of bank kan nog steeds extra informatie vragen voor bijvoorbeeld kredietverlening, een aanbesteding, due diligence of andere wettelijke verplichtingen. Wanneer een CSRD-plichtige onderneming voor haar CSRD-rapportage méér vraagt dan het plafond toestaat, moet zij duidelijk maken dat de onderneming in de waardeketen het recht heeft die aanvullende informatie niet te verstrekken.

De VSME biedt dus geen garantie dat een bedrijf nooit meer een aanvullende vraag ontvangt. De standaard biedt wel duidelijkheid, structuur en een betere uitgangspositie in het gesprek met klanten en andere stakeholders.

Een basismodule en een uitgebreide module

De VSME bestaat uit twee onderdelen:

De basismodule bevat de belangrijkste informatie over de onderneming en haar duurzaamheidsprestaties. Denk aan energieverbruik, CO₂-uitstoot, afval, watergebruik, personeelsgegevens, arbeidsveiligheid en eventuele veroordelingen of boetes vanwege corruptie en omkoping.

De uitgebreide module voegt informatie toe over onder andere:

• het bedrijfsmodel en de strategie;

• belangrijke producten, markten en zakelijke relaties;

• klimaatdoelstellingen;

• klimaatrisico’s;

• personeelsverloop;

• mensenrechtenbeleid;

• klachtenprocedures;

• ernstige mensenrechtenincidenten;

• genderdiversiteit in het bestuur.

Een onderneming die de uitgebreide module gebruikt, moet ook de basismodule toepassen. Het uitgangspunt blijft daarbij proportionaliteit: de informatie moet passen bij de omvang, activiteiten en risico’s van het bedrijf.

Extra verlichting voor de kleinste bedrijven

De definitieve standaard maakt een afzonderlijk onderscheid voor ondernemingen met maximaal tien werknemers. Voor deze kleine ondernemingen zijn verschillende datapunten vrijwillig gemaakt. Dat geldt bijvoorbeeld voor informatie over energieverbruik, CO₂-uitstoot, water, afval, circulariteit, klimaatdoelstellingen en klimaatrisico’s. Hiermee erkent de Europese Commissie dat een bedrijf met vijf medewerkers niet dezelfde mogelijkheden en capaciteit heeft als een onderneming met honderden medewerkers.

Dat is een verstandige keuze. De VSME moet ondernemers helpen om inzicht te krijgen en vragen uit de markt te beantwoorden. De standaard mag niet veranderen in een disproportionele administratieve verplichting.

De VSME is meer dan een rapportageformat

De VSME wordt vaak gezien als een manier om duurzaamheidsinformatie vast te leggen. Maar de werkelijke waarde zit niet alleen in het uiteindelijke rapport.

Door de VSME toe te passen, krijgt een onderneming inzicht in vragen zoals:

• Waar gebruiken we de meeste energie?

• Hoe groot is onze CO₂-uitstoot?

• Welke duurzaamheidsrisico’s kunnen ons bedrijfsmodel raken?

• Hoe aantrekkelijk zijn we als werkgever?

• Hoe gaan we om met gezondheid, veiligheid en mensenrechten?

• Welke eisen stellen we aan leveranciers?

• Welke acties leveren zowel maatschappelijke als financiële waarde op?

• Zijn we over vijf of tien jaar nog steeds relevant en in staat om geld te verdienen?

Daarmee kan de VSME een praktisch startpunt zijn voor het ontwikkelen van een ESG-strategie. Niet beginnen met mooie ambities of een dik rapport, maar eerst bepalen waar de onderneming staat, welke onderwerpen relevant zijn en waar verbetering mogelijk is.

Een goed VSME-rapport kijkt daarom niet alleen terug. Het laat ook zien welke keuzes een bedrijf maakt en welke acties voor de komende jaren zijn gepland.

Waarom nu beginnen?

Het lijkt misschien aantrekkelijk om te wachten totdat een klant of bank daadwerkelijk om informatie vraagt. In de praktijk leidt dat vaak tot haastwerk. Gegevens blijken verspreid te staan over verschillende systemen, facturen en afdelingen. Definities zijn niet duidelijk en verantwoordelijkheden zijn niet vastgelegd.

Door eerder te beginnen, kan een bedrijf rustig bepalen:

• welke informatie al beschikbaar is;

• welke gegevens nog ontbreken;

• wie verantwoordelijk is voor het verzamelen en controleren van de informatie;

• welke ESG-onderwerpen werkelijk relevant zijn;

• welke verbeteracties haalbaar en waardevol zijn;

• hoe de voortgang jaarlijks kan worden gevolgd.

Daarmee voorkom je dat ESG alleen een reactie wordt op vragen van anderen. Je houdt zelf de regie en bepaalt welke duurzaamheidskeuzes aansluiten bij de strategie en toekomst van je onderneming.

Bovendien ontstaat een document dat voor meerdere doeleinden kan worden gebruikt. Bijvoorbeeld in gesprekken met klanten, banken, medewerkers, leveranciers en andere stakeholders. Dat is efficiënter dan voor iedere partij opnieuw een afzonderlijke vragenlijst invullen.

Van rapportage naar toekomstbestendig ondernemen

Duurzaamheidsrapportage heeft alleen waarde wanneer de informatie ook wordt gebruikt om betere keuzes te maken. Een CO₂-footprint is bijvoorbeeld geen eindproduct. Het is een vertrekpunt om te bepalen waar de grootste uitstoot ontstaat en welke reductiemaatregelen het meeste effect hebben. Informatie over personeelsverloop is niet alleen een cijfer voor in een rapport, maar kan aanleiding zijn om te onderzoeken waarom medewerkers vertrekken. En een analyse van klimaatrisico’s kan helpen om schade, verstoringen of toekomstige kosten te voorkomen.

Dat is voor ons de essentie van ESG: inzicht krijgen in de ontwikkelingen die invloed hebben op de toekomstige relevantie en het verdienvermogen van een bedrijf.

De VSME helpt om dat inzicht op een herkenbare en gestructureerde manier vast te leggen. Maar de echte waarde ontstaat wanneer de uitkomsten worden vertaald naar concrete acties.

Onze oproep: wacht niet op de volgende vragenlijst

De VSME is vrijwillig, maar de behoefte aan betrouwbare duurzaamheidsinformatie groeit verder. Klanten, banken en andere stakeholders willen steeds beter begrijpen hoe bedrijven omgaan met milieu, medewerkers, risico’s en goed bestuur.

Wacht daarom niet totdat een belangrijke klant onverwacht een uitgebreide ESG-vragenlijst stuurt. Breng nu in kaart:

• welke VSME-informatie binnen jouw onderneming al beschikbaar is;

• welke relevante gegevens nog ontbreken;

• welke duurzaamheidsrisico’s en kansen jouw bedrijf raken;

• welke concrete acties bijdragen aan een toekomstbestendige onderneming.

Met het VSME-proof ESG Impact Rapport van ESG-Consultancy brengen we deze informatie praktisch en overzichtelijk bij elkaar. Inclusief CO₂-footprint, relevante ESG-thema’s, doelen en concrete acties. Geen ingewikkeld rapport om het rapporteren. Wel een bruikbaar document waarmee je beter voorbereid bent op vragen van klanten, banken en andere stakeholders én waarmee je gericht kunt werken aan de toekomst van jouw bedrijf.

Wil je weten wat de definitieve VSME voor jouw onderneming betekent? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee over een aanpak die past bij jouw bedrijf, jouw klanten en jouw ambities.

ESG zonder gedoe!